Information till bokade deltagare gällande inställt Workout Åre 2020

Dela gärna inlägget med vänner

Dela på facebook
Dela på twitter
Dela på linkedin
Dela på email

Workout Åre kommer tråkigt nog inte att genomföras under 2020 på grund av det rådande läget med covid-19-utbrottet och förbudet mot evenemang över 50 deltagare. Efter 12 raka år får vi nu ett högst ofrivilligt, och ovälkommet, avbrott i ett av träningssveriges populäraste och mest uppskattade evenemang. Vi beklagar detta men hoppas ni alla kan ha förståelse för den uppkomna situationen.

När det kommer till beslutet att ställa in årets Workout Åre är det ett beslut som tagits utanför vår kontroll givet begränsningar i deltagarantal kopplat till allmänna sammankomster regeringen beslutat om. Majoriteten av kostnaderna för årets evenemang är dessvärre redan tagna. Dessa kostnader innefattar bland annat reseomkostnader för personal och presentatörer, hemsida, bokningssystem, give-aways och lönekostnader för personal som arbetat sedan hösten 2019 med att planera och förbereda för årets event.

Vi har kikat på möjligheterna att skjuta upp evenemanget men givet att det nu inte finns någon bortre gräns bestämd för förbudet har vi inte sett det som en möjlighet.

I våra allmänna villkor för deltagande vid Workout Åre beskrivs att vi som arrangörer inte har någon skyldighet att ersätta deltagare om eventet ställs in på grund av en händelse utanför vår kontroll eller fara för deltagarnas säkerhet. Det är just sådana omständigheter som sätter krokben för årets event. Vårt allra största fokus för tillfället är att säkra att det överhuvudtaget kan bli ett Workout Åre 2021.

Vi erbjuder trots detta alla som köpt deltagarplats till årets event 20% tillbaks på köpta biljetter. Det är det bästa vi kan erbjuda i nuläget. Alternativet är att bolaget försätts i konkurs och sannolikt blir då majoriteten av deltagarna helt utan ersättning.

Vi sitter just nu i samma båt som hela evenemangssverige. Som referens kan man kika på parallellfall i många andra populära och traditionsrika sportevenemang, där anmälda deltagare blivit helt utan ersättning på grund av force majeure-klausuler.

Vi som arrangörer har ingen som helst ambition att sko oss på situationen, vi förlorar betydligt mer på att behöva ställa in eventet än att genomföra det som planerat. Vi kommer att arbeta för att försöka ta del av de stödpaket som nu planeras till både ideella verksamheter och näringslivet. Dessa medel kommer i sådana fall användas för att på ett eller annat sätt kompensera er deltagare.

Det är en mycket tråkig stund, men samtidigt är vi stolta över att just ni anmält er till Workout Åre och att ni därmed valt att stötta ett Åre som kan leva året runt. Med det i ryggen hoppas vi att vi kan komma tillbaka starkare och bättre!

Mellan den 1-12 april har du som är anmäld till Workout Åre 2020 möjlighet att göra två val – få tillbaks 20% av biljettvärdet eller skänka din biljett och bidra till Workout Åres överlevnad.

Klicka här för att göra ditt val!

Hit har pengarna gått:

Intäkter

Biljettförsäljning: 560 000 kr

Dessa intäkter motsvarar ca 40% av vad som hade kommit in vid ett fullbordat event (såsom sponsoravgifter, biljettförsäljning och andra intäkter)

Kostnader

IT/Webb

Marknadsföring

Trycksaker/give aways/skyltning

Resekostnader (flyg och tågbiljetter)

Kontor & administration

Organisation: Personalkostnader, inköp av div. tjänster

Övriga kostnader: Hyra, telefoni, diverse utlägg

Likvida medel kvar i kassan (för återbetalning till deltagare)

Cirka 140 000 kr

Efter ovanstående kalkyl finns exempelvis inga pengar kvar för att betala arvoden till människor som behövs för att arbeta 6-8 månader med att planera och genomföra nästa års event.